El poder del Welcome Pack en la bienvenida

La primera impresión es muy poderosa y puede marcar, para bien o para mal, una relación. Esta fase inicial de bienvenida o presentación es un momento clave que debemos tener en cuenta. Es nuestra labor saber utilizar esta oportunidad correctamente, para transmitir tanto nuestra cultura corporativa como los principios básicos que fijarán la relación que se va a mantener. Cuando la compañía inicia una nueva relación, ya sea con un cliente, un empleado o un proveedor, una herramienta tan sencilla como el welcome pack se convierte en un estupendo recurso. El welcome pack nos facilitará la comunicación y ayudará a crear un clima positivo en ese punto de partida.

¿QUÉ PERFILES DEBEN RECIBIR UN WELCOME PACK  DE BIENVENIDA? ¿CON QUIÉN PUEDE COMENZAR UNA RELACIÓN MI COMPAÑÍA?

Son varios los perfiles a los que una compañía debe darle la bienvenida y demostrar, desde el primer momento, la cultura corporativa. Será el perfil lo que definirá el contenido del pack de bienvenida.

• EMPLEADO

El primer día de trabajo es clave para cualquier empleado, un welcome pack te ayudará a darle una cálida bienvenida y demostrar cómo le vas a cuidar. Por consiguiente, el contenido debe estar relacionado con su puesto de trabajo. Debes incluir una carta de bienvenida, informándole de la compañía en general, de su equipo o departamento y recordándole su puesto de trabajo. Incluye también un cuaderno, un bolígrafo, un bloc de notas y/o material que sea útil en el desempeño diario. En función del tipo de empresa y la cultura corporativa de la misma, puedes incluir como factor sorpresa un obsequio especial (una taza, unos caramelos, un muñeco, una guía de la ciudad, etc).

• CLIENTE

Especialmente cuando tu compañía es de servicios, el welcome pack te ayudará a agradecerle haber elegido los servicios, así como comunicarle otros temas de interés desde el primer día. El pack de bienvenida en empresas que no sean de servicios puede ser inviable: por motivos geográficos, por tipo de cliente o por tipo de venta. Si nos encontramos en esta situación, lo ideal es intentar dar la bienvenida de otra forma, a través de un mail, una llamada o similar.

En relación al objetivo principal del welcome pack en clientes, se debe incluir una carta o documento de agradecimiento por haber elegido nuestros servicios, así como los contactos del equipo que van a atender sus necesidades. Una vez cubierto esto, adornaremos con merchandising propio: un cuaderno, un pen drive, un bolígrafo de calidad, etc. Merchandasing que le sea útil en su desempeño diario, y que cada vez que lo utilice le recuerde que hizo bien en elegir este servicio y no el de la competencia.

• DISTRIBUIDOR

El objetivo principal, para dar la bienvenida, es incluir la información y las herramientas necesarias para mejorar sus ventas, y en consecuencia las propias. Una estrategia de marketing en sí misma. Lo cierto es que se puede utilizar el welcome pack para la presentación de un nuevo producto, el lanzamiento de campañas o como packagings para el punto de venta. Pero este post se centra en "la bienvenida" como objetivo principal. Centrados en dar la bienvenida, el contenido debe incluir información referente a los productos y/o servicios, la forma de trabajar de la compañía y un timing o calendario con los procesos y periodos en caso de ser conveniente. Una vez incluido esto, se pueden incluir productos de merchandising de la compañía y pruebas de producto en caso de disponer de las mismas.  

Otros perfiles a los que se puede dar la bienvenida son los partners y proveedores. Con la idea de agradecerles formar parte de nuestra compañía, así como ofrecerles información de interés desde el primer instante. El contenido del welcome pack irá relacionado con la tipología de compañía, pero siempre incluyendo el agradecimiento, la información y algo de merchandising.

LOS BENEFICIOS DE INCLUIR UN WELCOME PACK EN LA BIENVENIDA

• El usuario se siente parte de la compañía, y por ello su satisfacción será buena desde el primer día.
• Si hablamos de empleados, fomenta comportamientos positivos en la relación con la compañia. Ya que impacta de manera positiva en la actitud con la que el empleado afronta la relación laboral, mejorando la comunicación entre empleado y empresa.
• No es un gasto, es una inversión a medio-largo plazo. 
• Se reducen los gastos asociados a procesos de aprendizaje o formación inicial. 
• El beneficiario  te agradece que tengas un detalle con él, un producto gratis siempre es bienvenido.
• Existen muchas tipologías de welcome pack: adaptado a tu presupuesto, a tu modelo de compañía o al perfil a regalar.
• Permite incluir información importante sobre el funcionamiento de la compañía.
• Se puede incluir información referente a códigos de conducta, temas éticos y/o políticas de la compañia. De esta forma la compañía puede conservar un resguardo con la recepción de dicha información, con la intención de cubrirse ante futuros escenarios. 
• Mejora la imagen de la empresa, de manera interna y de manera externa.
• Permite transmitir la filosofía y valores de la compañía a los stakeholders de la misma. 

En conclusión, el welcome pack te ayudará a dar la bienvenida a un nuevo miembro de la compañía, pero recuerda que debes tener en cuenta el perfil al que te diriges para especificar su contenido. No dejes de beneficiarte de sus ventajas. ¡Da la bienvenida con detalles que enamoran!